7 Tipps für sofort mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen

7 Tipps für sofort mehr Effizienz in Ihrem Unternehmen

 

ZeitmanagementSolche Tage kennen Sie sicherlich auch: von morgens bis abends sind Sie auf Achse, haben hier einen Kunden besucht, dort einen Mitarbeiter vorgestellt, anschließend zwei Akquise-Telefonate geführt, mit einem Bewerber gesprochen, zwischendrin immer mal wieder E-Mails beantwortet und kurz vor Feierabend noch schnell Flyer an Interessenten verschickt. Sie haben den ganzen Tag gearbeitet, hatten nicht mal Zeit zum Mittagessen und trotzdem haben Sie das Gefühl, nichts Richtiges geschafft zu haben. Sie wollten eigentlich noch so viele andere wichtige Dinge erledigen, aber irgendwie ist dafür nie Zeit. Und Sie fragen sich, wann und wie Sie das alles schaffen sollen?

Trösten Sie sich! Sie sind nicht allein. Sehr vielen Unternehmern geht es so, daß am Ende des Tages noch viele Aufgaben unerledigt sind. Aber ab sofort machen Sie es anders.

1. Sie sortieren die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit.

Dringende (an Fristen gebundene) Aufgaben (z.B. das Anmelden und Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen) sollten als erstes erledigt werden, danach die wichtigen Aufgaben. Orientieren Sie sich dabei an dem bekannten Pareto-Prinzip. Dieses besagt, daß 80 % der Ergebnisse mit 20 % des Gesamtaufwandes erreicht werden.

Also fragen Sie sich, die Lösung welcher Aufgaben bringt mich wirklich weiter. Was führt zu mehr Umsatz, zu mehr Gewinn, zu mehr guten Mitarbeitern, zu mehr Zeit für andere Dinge usw.? Diese Aufgaben sind die wichtigsten und sollten auf jeden Fall erledigt werden.

Bei allen anderen Aufgaben prüfen Sie, ob Sie sie delegieren, outsourcen oder sogar eliminieren können. Beim Delegieren bzw. Outsourcen überlegen Sie, was andere besser oder schneller als Sie erledigen können, was nicht so wichtig ist, dass Sie es selbst erledigen müssen oder was Sie nicht gern machen. Und diese Aufgaben geben Sie auch ab!!! und kontrollieren nur noch das Ergebnis.

2. Sie fassen ähnliche Aufgaben zu Blöcken zusammen.

Zum Beispiel erledigen Sie nur 2mal am Tag Ihre E-Mails. Zwischendurch bleibt das E-Mail-Programm geschlossen. Es ist selten eine Mail so extrem wichtig, dass sie umgehend beantwortet werden muss.

Führen Sie Ihre Akquise-Telefonate hintereinander.

Suchen Sie sich einen ungestörten Platz und machen Sie sich nur kurze Stichpunkte zum Gesprächsverlauf. Erst nach allen Telefonaten vervollständigen Sie die Datenbank und versenden die gewünschten Flyer, Profile oder sonstigen Unterlagen in einem Rutsch. So werden Sie weniger abgelenkt, bleiben im “Akquise-Modus” und müssen sich nicht jedes Mal neu sammeln. Da schaffen Sie viel mehr Telefonate in einer Stunde.

Wenn Sie nach jedem Telefonat sich erst einmal auf der Kundenwebsite umschauen, die gewünschten Unterlagen zusammensuchen, noch schnell ein Mitarbeiterprofil erstellen und ein Begleitschreiben entwerfen, ist die Stunde auch rum und Sie haben genau ein Telefonat erledigt.

Ebenso bündeln Sie Ihre Kunden- und Akquisebesuche.

Wenn Sie ohnehin einen Kunden besuchen wollen, schauen Sie im Vorfeld, welche Interessenten noch im Umfeld liegen und vereinbaren dort entweder einen Gesprächstermin oder statten der Firma einen Kaltbesuch ab. Die Chance ist gar nicht so gering, einen ungeplanten Termin zu bekommen, wenn Sie schon mal vor der Tür stehen. Und wenn nicht, können Sie immer noch Ihre Unterlagen abgeben und haben bei einem späteren Telefonat schon einen Anknüpfungspunkt. So lohnen sich die Fahrten für Sie.

Reservieren Sie Blockzeiten für Bewerbergespräche.

Wenn Sie Termine für Bewerbergespräche vergeben, dann legen sie diese auch hintereinander. So sind Sie einmal konzentriert und werden nicht immer aus einer anderen Arbeit herausgerissen.

Auch Ihre administrativen Aufgaben sollten Sie in einem Rutsch erledigen.

Suchen Sie sich dazu eine ruhige Stunde ohne viel Ablenkungen aus, vielleicht direkt nach dem Mittag oder kurz vorm Feierabend. Mit automatisierten Abläufen funktioniert das besonders schnell.

3. Sie vereinfachen und automatisieren Abläufe.

Erstellen Sie Checklisten und Arbeitsroutinen für immer wiederkehrende Aufgaben. So müssen Sie nicht jedes Mal neu überlegen, wie was zu machen ist, sondern sie arbeiten die Aufgaben anhand der Checklisten ab (z.B. Anlegen einer Personal- oder Kundenakte, Einstellen und Unterweisen eines neuen Mitarbeiters, regelmäßige Aktenkontrollen).

So fällt auch das Delegieren von Aufgaben und das Einarbeiten neuer interner Mitarbeiter leichter.

Erstellen Sie vorab Formulare, Begleitschreiben, Rundschreiben und ähnliche Dinge, die Sie immer wieder brauchen und verknüpfen Sie diese mit Ihren Datenbanken. So können Sie (oder Ihre Mitarbeiter) schnell und effizient die Administration erledigen.

4. Sie machen Zeitvorgaben zum Erledigen bestimmter Arbeiten.

Denken Sie an das Parkinsonsche Gesetz zum Bürokratiewachstum: „Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht.“ (Wikipedia)

Also begrenzen Sie die zur Verfügung stehende Zeit. Sie werden erstaunt sein, wie viel man in kurzer Zeit erledigen kann, wenn man konzentriert arbeitet und sich nicht ablenken lässt. Perfektion ist in vielen Fällen gar nicht nötig. Auch hier gilt das Pareto-Prinzip.

Begrenzen Sie genauso die Zeit für nötige Meetings und Besprechungen. Auch da kann man viel reden, wenn der Tag lang ist und die wenigsten Dinge sind davon zielführend.

5. Sie betreiben kein Multitasking.

Das lässt sich zwar in unserer Branche nicht immer vermeiden, versuchen Sie jedoch, das nicht von vornherein einzuplanen. Es ist besser, sie konzentrieren sich jeweils auf eine Aufgabe und arbeiten die Aufgaben hintereinander ab und nicht nebeneinander. Das führt zu wesentlich besseren Ergebnissen und stresst Sie nicht so sehr.

6. Sie setzen Zeitpuffer ein.

Gerade im Alltagsgeschäft der Personaldienstleistung kommt immer mal was Unvorhergesehenes dazwischen, was keinen Aufschub duldet. Sei es, dass sich ein externer Mitarbeiter krank meldet und der Kunde dringend Ersatz braucht oder Sie bekommen einen Auftrag, der so schnell wie möglich starten soll. Das sind Dinge, die vorgehen und unsere volle Aufmerksamkeit benötigen (siehe wichtige und dringende Aufgaben).

Deswegen verplanen Sie Ihre Tage nicht völlig. Lassen Sie Zeiträume pro Tag frei. In unserer Branche sollte man auf jeden Fall morgens einen Zeitpuffer einplanen, da Sie sich meist um Ersatz für erkrankte oder verspätete Mitarbeiter kümmern, Kundenbeschwerden dazu entgegen nehmen müssen usw. Schauen Sie, was für Ihren Unternehmensalltag Sinn macht und richten Sie die Planung für sich und Ihre internen Mitarbeiter danach aus.

7. Sie planen Pausen ein.

Das wird leider oft vergessen. Doch Pausen sind wichtig, um sich zu erholen, um mal abzuschalten und den Adrenalinspiegel runter zu fahren. Sie wissen sicher, dass Dauerstress krank macht und das hilft weder Ihnen noch Ihrem Unternehmen. Außerdem kommen nach einer Pause meist Ideen und Lösungsansätze wie von selbst, da das Gehirn Zeit hatte, Informationen zu verarbeiten.

 

Mit diesen 7 Tipps bringen Sie wieder Struktur in Ihren Arbeitsalltag und arbeiten effizienter. So haben Sie am Ende eines Arbeitstages wichtige Dinge geschafft und die dringenden Aufgaben erledigt.

Welche Tipps können Sie noch empfehlen? Ich freue mich auf Ihre Kommentare.

 


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