8 Punkte, die Sie vor Gründung einer Zeitarbeitsfirma beachten sollten! -Teil 2-

8 Punkte, die Sie vor Gründung einer Zeitarbeitsfirma beachten sollten! -Teil 2 –

Gründer

Sie haben bereits einige Zeit als Disponent oder Niederlassungsleiter in der Zeitarbeit gearbeitet und fragen sich immer öfter, ob es nicht langsam Zeit wird, Ihr eigenes Unternehmen aufzubauen. Da könnten Sie Ihre Arbeit nach ihren eigenen Vorstellungen gestalten, Ihren Umgang mit Kunden und Mitarbeitern pflegen und auch die Früchte Ihrer Arbeit ernten. Oft müssen sie jetzt Dinge tun, die Ihren Vorstellungen zuwiderlaufen oder Ihre erfolgreiche Arbeit lässt nur das Konto Ihres Arbeitgebers wachsen, aber nicht Ihres. Aber wo sollen Sie anfangen und was sollten Sie im Vorfeld beachten?

In der vergangenen Woche habe ich über die Punkte berufliche Erfahrungen in der Zeitarbeit, Marktanalyse, Positionierung und Kosten gesprochen. Hier können Sie den ersten Teil nochmal lesen!

Im heutigen Artikel geht es um Preisgestaltung, interne Mitarbeiter, Rechnungswesen undArbeits- und Büroorganisation.

  1. Preisgestaltung

Wie berechnet man denn jetzt Verkaufspreise, die kostendeckend und letztendlich auch gewinnbringend sind?

Dazu muss man als erstes die tatsächlichen Lohnkosten der externen Mitarbeiter kennen.

Zu dem vertraglich vereinbarten Stundenlohn kommen noch Nebenkosten wie der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und die vereinbarten Auslösen dazu. Den Arbeitgeberanteil habe ich hier mit dem Faktor 1,5 einbezogen. Die Auslöse wird anschließend dazu addiert, da diese nicht sozialversicherungspflichtig ist.

Wenn Sie einen Mitarbeiter mit einem Stundenlohn von 8,50 € einstellen und pro Stunde 1 € Auslöse zahlen, kostet der Mitarbeiter Sie 13,75 € pro Stunde (8,50 € x 1,5 + 1 € = 13,75 €)

Wenn Sie einen Mitarbeiter mit einem Stundenlohn von 14,00 € einstellen und pro Stunde 1 € Auslöse zahlen, kostet der Mitarbeiter Sie 22,00 € pro Stunde (14 € x 1,5 + 1 € = 22 €)

Das bedeutet, Sie müssen mindestens 13,75 € bzw. 22,00 € pro Stunde zuzüglich Umsatzsteuer als Verkaufspreis erzielen. Das ist Ihre absolute Untergrenze. Erst dann decken die Einnahmen die tatsächlichen Lohnkosten Ihrer Mitarbeiter.

Und diese Untergrenze sollten Sie vor jedem Einsatz neu bestimmen.

Denn es können tariflich vereinbarte Branchen- und sonstige Zuschläge dazukommen und die Auslöse wird anders sein. Das alles ändert auch Ihre Lohnkosten.

Doch Sie als Unternehmer wechseln so nur Ihr Geld. Das Geld, welches Sie vom Kunden bekommen, geben Sie vollständig an Ihren Mitarbeiter sowie an die Krankenkassen und das Finanzamt weiter. Es bleibt nichts übrig, um Ihre allgemeinen Kosten (siehe Punkt 4) zu decken.

Also müssen Sie einen höheren Verkaufspreis erzielen.

Nur können Sie diesen nicht beliebig nach oben schrauben, sondern Sie müssen sich an die Marktgegebenheiten anpassen.

Deshalb ist auch die Marktanalyse im Vorfeld so wichtig.

Wenn in Ihrem Markt die üblichen Verkaufspreise für Hilfskräfte bei 15 € liegen, wird es für Sie sehr schwer, Ihre Kosten zu decken. Da bräuchten Sie weit über 50 externe Mitarbeiter. Die wollen erstmal aufgebaut werden!

Fakt ist, je höher Ihre Verkaufspreise sind, umso mehr Deckungsbeitrag wird pro Mitarbeiter erwirtschaftet. Und umso schneller werden auch Ihre allgemeinen Kosten abgedeckt.

  1. interne Mitarbeiter

Wenn Sie zu zweit oder dritt eine Firma gründen, teilen Sie sich am Anfang die Arbeit. Dann wird die Frage der internen Mitarbeiter erst wichtig, wenn Sie einen gewissen Stamm an externen Mitarbeitern aufgebaut haben und das Tagesgeschäft ca. 2/3 Ihrer Zeit in Anspruch nimmt.

Wenn Sie alleine gründen, stellt sich die Frage der internen Mitarbeiter sofort.

Sie können schließlich nicht auswärts Kundenbesuche machen und gleichzeitig im Büro die Stellung halten. Andererseits kostet jeder interne Mitarbeiter Geld, das ja erst noch verdient werden muss. Wie löst man das Dilemma?

Überlegen Sie sich genau, wo Ihre Stärken liegen.

Sind Sie eher der Vertriebstyp und Papierkram und Administration sind nicht so Ihr Ding, dann suchen Sie sich jemanden, der dies gerne macht und Ihnen im Büro den Rücken freihält. Wenn Sie dagegen kein Problem mit Büroarbeit haben, dann suchen Sie sich jemanden, der Sie im Vertrieb unterstützt.

Aus meiner Erfahrung kann ich Ihnen nur raten, dafür eine

berufserfahrene und selbständig arbeitende Kraft, die mitdenkt,

einzustellen. Denken Sie daran, daß diese mehrere Stunden am Tag allein arbeiten soll, entweder im Büro oder bei den Kunden. Nichts ist schlimmer, als wenn Sie ständig Ihrem Mitarbeiter sagen müssen, was er jetzt machen soll und ihn permanent kontrollieren müssen, da er sonst nur Däumchen dreht. Da kommen Sie selbst mit Ihrer Arbeit nicht weiter und das Ganze ist nur eine Belastung für Sie.

Nun kostet eine erfahrene Kraft natürlich mehr. Was kann man tun, um die Kosten trotzdem im Rahmen zu halten?

Überlegen Sie sich, ob Sie am Anfang unbedingt eine Vollzeitkraft brauchen

oder ob nicht auch 5-6 Stunden am Tag ausreichen. Wenn jemand von 9-15 Uhr im Büro ist, können Sie in dieser Zeit Ihre Kundenbesuche, Akquise und sonstigen Außentermine machen und in der restlichen Zeit besetzen Sie das Büro. Oder umgedreht, jemand kümmert sich intensiv dreimal die Woche von 9-14 Uhr um die Akquise und den Vertrieb. Da können Sie in Ruhe die Büroarbeit erledigen, Anrufe entgegennehmen, Bewerbergespräche führen, Mitarbeiter einstellen etc., ohne gleich ein schlechtes Gewissen zu haben, weil Sie nicht akquirieren.

  1. Rechnungswesen

Ein anderer wichtiger Punkt, über den Sie sich zu Anfang klar werden müssen, ist die Frage der Buchhaltung mit der Lohnabrechnung sowie das Rechnungs- und Mahnwesen.

Sie als Inhaber bzw. Geschäftsführer sind dafür zuständig, daß diese Dinge korrekt und fristgemäß erledigt werden.

Wenn Sie das selbst nicht ausführen können, müssen Sie jemand Geeigneten dafür bestimmen. Ob Sie nun selbst jemanden dafür einstellen oder einen externen Dienstleister oder Ihren Steuerberater damit beauftragen, ist Ihre Entscheidung.

Bestehen Sie auf regelmäßigen betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

Sie sollten immer einen Überblick über Ihre Ausgaben und Einnahmen pro Monat haben. Auch wenn Sie Buchhaltung und was damit zusammenhängt hassen, eignen Sie sich ein Grundlagenwissen an, damit Sie mit den Auswertungen auch etwas anfangen und abschätzen können, ob das richtig sein kann oder nicht.

Eigentlich sollte es selbstverständlich sein, aber ich erwähne es der Vollständigkeit halber.

Erstellen und versenden Sie zeitnah Ihre Rechnungen mit Angabe einer Zahlungsfrist

und kontrollieren Sie den Rechnungseingang regelmäßig. Haken Sie nach, wenn die Zahlungen nicht pünktlich eingehen! Scheuen Sie sich nicht davor, Mahnschreiben zu verschicken! Man kann diese ja auch höflich formulieren.

Ebenso müssen Sie kontrollieren, ob die regelmäßigen Steuern und Abgaben (Umsatzsteuer, Lohnsteuer, SV-Beiträge) fristgemäß angemeldet und abgeführt wurden. Wenn es da Unstimmigkeiten gibt, wendet sich das Finanzamt oder die Sozialversicherung an Sie und Sie müssen Ihren Kopf hinhalten. Und diese Institutionen haben auch keine Scheu vor Pfändungen!

  1. Arbeits-und Büroorganisation

Mit Beginn Ihrer Unternehmertätigkeit müssen Sie sich auch um den Aufbau einer Arbeitsorganisation kümmern. Das erleichtert Ihnen die spätere Arbeit ungemein. Wenn Sie am Anfang alles erst einmal auf einen Haufen schmeißen, erfordert es einen riesigen Kraftakt, da im Nachhinein Ordnung schaffen zu wollen.

Ganz wichtig ist die ordentliche Aktenführung im Personalwesen.

In den nächsten Jahren müssen Sie mit mehreren Prüfungen durch die Erlaubnisbehörde, das Finanzamt und die Sozialversicherung rechnen. Und diese schauen sich alle Akten genau an! Unter Umständen hängt Ihre Erlaubnis davon ab.

Um nichts zu vergessen und allen Akten einen gleichen Aufbau zu geben, erstellen Sie eine Checkliste, wie die Akte auszusehen hat und welche Unterlagen da hinein müssen. Das ist auch eine gute Hilfe für spätere interne Mitarbeiter.

Bauen Sie eine Kunden- bzw. Interessentendatenbank auf, auf die alle internen Mitarbeiter Zugriff haben und lassen Sie diese kontinuierlich pflegen.

Genauso sollte man eine Mitarbeiter- und Bewerberdatenbank aufbauen.

Entwerfen Sie interne Formulare und Formbriefe und verknüpfen Sie diese mit den jeweiligen Datenbanken.

Schaffen Sie ein einheitliches Ablagesystem.

Legen Sie eine Aufgabenverteilung fest.

Erarbeiten Sie eine Arbeitsorganisation für die internen Mitarbeiter und strukturieren Sie die Arbeitstage.

 

Das sind die 8 wichtigen Punkte, über die Sie sich intensiv Gedanken machen sollten, bevor Sie eine Zeitarbeitsfirma gründen.

 

In meinem E-Book Selbständig mit Zeitarbeit? – Eine gute Idee … oder? erhalten Sie weitergehende Informationen zu diesen Punkten.

Was möchten Sie bezüglich einer Selbständigkeit noch gerne wissen? Schreiben Sie im Kommentar oder per Mail an heise@heise-beratung.de Ihre Fragen und Anregungen dazu.


 

 

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